De Algemene Voorwaarden van jouw onderneming

In het ondernemersplan voorbeeld van de software van jouw onderneming heb je gezien dat veel ondernemers werken met Algemene Voorwaarden. Je wilt een ondernemersplan schrijven en vraagt je af of jij ook Algemene Voorwaarden nodig hebt. Dat ligt eraan.
Jij als ondernemer maakt concrete afspraken met je klant. Samen met de Algemene Voorwaarden vormen die de spelregels die gelden bij de nakoming van een zakelijke overeenkomst tussen beide partijen. Algemene Voorwaarden zijn daarom van groot belang, maar niet in alle branches.

Ga jij een ondernemersplan schrijven, lees dan verder.
Bij een kapper, schoonheidsspecialiste, supermarkt, de schoenmaker, etc., heb je beslist nog nooit Algemene Voorwaarden ontvangen. Bij een kapper of schoonheidsspecialiste ontvang je wel soms een afsprakenkaartje met daarop de melding:
Bent u verhinderd? Wij brengen de afspraak in rekening als u die afzegt binnen 24 uur voor de afspraak.

Eigenlijk kun je deze opmerking op het afsprakenkaartje ook zien als een Algemene Voorwaarde. Ben je al bezig met je ondernemingsplan en start je in een branche waar je met een dergelijk kaartje werkt? Neem dan deze regel op in het hoofdstuk Algemene Voorwaarden. Geef dan in je ondernemingsplan aan dat dit de enige voorwaarde is waarmee je werkt.

Heb je wel eens een grote aankoop gedaan zoals een nieuwe keuken, een nieuw bed, of een nieuw bankstel, dan heb je tegelijkertijd met de opdrachtbevestiging zeker een exemplaar van de Algemene voorwaarden van dat bedrijf ontvangen. Ook bij aankopen op internet zul je regelmatig met Algemene Voorwaarden te maken hebben gehad. Wil je dus een bedrijf starten waarbij de klant op factuur betaalt, dus niet contant, dan is het verstandig om Algemene Voorwaarden te (laten) maken. Je kunt gebruikmaken van zogenaamde branchevoorwaarden. Deze voorwaarden zijn samengesteld door de overkoepelende organisatie waarvan het bedrijf lid is. Het is wel raadzaam om bij de brancheorganisatie na te vragen of de voorwaarden recentelijk nog zijn aangepast. Anders werk je misschien met verouderde voorwaarden. Wil je nog je ondernemersplan schrijven? Vraag de voorwaarden dan op en voeg ze als bijlage toe aan je plan.

Deponeren Algemene Voorwaarden 
Je kunt de Algemene Voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel in de plaats waar je gevestigd bent (of waar je je gaat vestigen), of bij de Rechtbank. Bij de Kamer van Koophandel ben je hiervoor jaarlijks een vergoeding verschuldigd, bij de Rechtbank slechts een keer. Voor de rechtsgeldigheid ben je niet verplicht om de voorwaarden te deponeren. In het ondernemersplan voorbeeld van verschillende bedrijven in de software van JouwOnderneming zie je, dat veel bedrijven wel deponeren. Waarom doen ze dat? Andere partijen (buiten eigen klanten) kunnen dan ook de Algemene Voorwaarden opvragen en men verwacht hiermee meer vertrouwen te wekken.

Kun je zelf Algemene Voorwaarden bedenken en opstellen?
Je kunt niet zomaar zelf voorwaarden bedenken en die in je Algemene Voorwaarden zetten. Er zijn voorwaarden die per definitie ongeldig zijn. Die komen voor op de zogenaamde zwarte lijst. Stel jouw klant is akkoord gegaan met jouw Algemene Voorwaarden, dan zijn de voorwaarden altijd vernietigbaar als ze op de zwarte lijst voorkomen. Een overzicht van de voorwaarden die op de zwarte lijst staan vind je op http://www.iusmentis.com/contracten/algemenevoorwaarden/#zwartelijst

Naast de zwarte lijst is er ook een grijze lijst http://www.iusmentis.com/contracten/algemenevoorwaarden/#grijzelijst . Deze bevat voorwaarden die onder bepaalde omstandigheden vernietigbaar zijn.
Let op: het is handig dat je weet wat in de Algemene Voorwaarden staat. Je moet ze dus kennen, zodat jij je erop kunt beroepen als een klant een verplichting niet nakomt.

Wanneer overhandigen?
Realiseer je als je het ondernemingsplan schrijft en ook als je daadwerkelijk start het volgende. Hanteer je Algemene Voorwaarden dan moet jouw klant tijdig in het bezit zijn van deze voorwaarden. Wat is op tijd? Is dat bij het eerste contact, of pas als je de factuur zendt?
Stuur je de Algemene Voorwaarden mee met de factuur, dan ben je te laat. Laat dus niet de Algemene Voorwaarden op de achterkant van je factuur afdrukken. De punten die in de Algemene Voorwaarden genoemd zijn, moeten bij de klant bekend zijn vóórdat hij de factuur krijgt. Volgens de wet is het voldoende als de Algemene Voorwaarden aan de wederpartij ter hand zijn gesteld. Dit kan dus door de klant de Algemene Voorwaarden samen met de offerte te sturen. In sommige bedrijven stuurt men nieuwe klanten twee exemplaren van de Algemene Voorwaarden samen met de offerte en laat ook een exemplaar van de Algemene Voorwaarden getekend terugsturen.
Let op: je klant verwijzen naar de website van je bedrijf voor de Algemene Voorwaarden is niet rechtsgeldig. Algemene Voorwaarden moeten de klant ter hand zijn gesteld.

Online overhandigen van voorwaarden
Voor elektronische overeenkomsten, zoals aankoop via een webwinkel of een offerte die per e-mail is uitgebracht, kent de wet een bijzondere manier om de klant van de Algemene Voorwaarden in kennis te stellen. De Algemene Voorwaarden moeten dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst langs elektronische weg ter beschikking worden gesteld. Dit moet zodanig gebeuren dat de klant ze kan opslaan en later nog eens kan nalezen. Er zijn verschillende mogelijkheden om aan deze verplichting te voldoen. Zoals:
  • Vermeld in de offerte die je digitaal (per e-mail) uitbrengt dat je Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en vermeld ook in de e-mail dat je deze Algemene Voorwaarden als PDF-bestand toevoegt. Vergeet dan niet om de Algemene Voorwaarden dan ook als PDF-bestand als bijlage toe te voegen bij de e-mail. 
  • Plaats in het online bestelproces op de website een link naar een PDF-bestand met Algemene Voorwaarden op de pagina waar om definitieve bevestiging wordt gevraagd. Wijs de wederpartij er daar dan duidelijk op dat de Algemene Voorwaarden van toepassing zijn. Een aanvinkvakje is hierbij aanbevelenswaardig.
  • Plaats op de webpagina waarop nieuwe klanten zich kunnen registreren een aanvinkvakje met de tekst ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’. Zonder dit akkoord moet de klant zich niet kunnen registreren.
Stel je wilt een kledingzaak starten en verkoopt zowel in de winkel als via internet en organiseert ook nog modeshows voor designers. In het ondernemersplan voorbeeld in onze software heb je kunnen zien dat je dan niet kunt volstaan met één soort Algemene Voorwaarden. Voor verkoop in de kledingzaak heb je geen Algemene Voorwaarden nodig. Voor de organisatie van modeshows werk je met Algemene Voorwaarden van dienstverlening en voor de webshop werk je met Algemene Voorwaarden die zijn bestemd voor koop op afstand. Laat je hierin goed adviseren en pluk niet zomaar Algemene Voorwaarden van internet. Die zitten vaak vol fouten en je kunt dan bij een geschil met de klant bij de Rechtbank niet je gelijk halen.

Wie kunnen Algemene Voorwaarden opstellen?
Bij de Kamer van Koophandel kun je voorbeelden bestellen van Algemene Voorwaarden in een paar branches. Hier kun je dan jouw bedrijfsnaam invullen op de plaatsen waar dat hoort. Doe dit voordat je een ondernemingsplan gaat opstellen. Je kunt deze voorwaarden dan als bijlage aan je plan toevoegen.
Je kunt er ook voor kiezen om de voorwaarden te laten opstellen door een jurist, juridisch adviseur (accountant, adviesbureau), gerechtsdeurwaarder, of door een incassobureau. Het verdient aanbeveling om de voorwaarden te laten opstellen door een jurist, als je heel specifieke dingen in de voorwaarden wilt opnemen die nog niet in voorbeelden voorkomen. Een jurist kan dan nagaan of deze voorwaarden niet strijdig zijn met de wet. Kies je er wel voor om ze zelf op te stellen? Laat ze dan wel controleren. Sommige juridische bureaus bieden ondernemers een jaarabonnement. Vanaf bijvoorbeeld een bedrag van € 354 per jaar (Zzp-er) kun je alle juridische documenten laten controleren (tot maximaal 5 pagina’s). Ook verzorgen zij incassotrajecten voor je slecht betalende klanten. Kijk eens op www.keizersgracht.nl of www.050legal.nl
Vragen? Neem contact op met een medewerker van JouwOnderneming.